文書管理システムとは？社内文書の版管理型・帳票の保管型・契約書管理型の違いと、クラウドとオンプレミス、版管理・全文検索・電子帳簿保存法・価格の選び方

文書管理システムとは

文書管理システムは、社内の規程・図面・ISO文書・契約書・帳票を登録し、版・承認・権限・保存期限まで決まりどおりに管理するシステムです。ドキュメント管理システムとも呼びます。ファイルの置き場所を用意するだけのファイルサーバーと違い、最新版を先に見せて旧版と分け、ファイルの中身から文書を探せます。

比較ページには、日本の会社が自社で開発・提供する製品を、製品名とプラン・提供形態の単位で載せています。ファイルの共有が中心の法人向けクラウドストレージ、グループウェア、契約の締結だけの電子契約サービスは、別の比較ページで扱っています。

3つの種類

• 社内文書の版管理型は、規程・図面・ISO文書を版ごとに全社で管理します。例は住友電工情報システムの楽々Document Plus、富士フイルムビジネスイノベーションの ArcSuite、日立ソリューションズの活文 Contents Lifecycle Manager、OSK の eValue V 2nd Edition ドキュメント管理です
• 帳票・電子取引の保管型は、請求書や注文書を電子帳簿保存法の要件どおりにしまいます。例はウイングアーク１ｓｔの SVF Archiver と、ラクスの楽楽電子保存です
• 契約書・電子契約連携型は、契約書の満了日と電子契約をまとめて扱います。例はインフォコムの MyQuick と、ペーパーロジックです
• 1つの製品でいくつもの使い方ができるものもあります。楽々Document Plus と活文 Contents Lifecycle Manager は、契約書や電子帳簿保存法の書類にも使えます

クラウド型とオンプレミス型

• クラウド型は、自社でサーバーを持たず、初期費用と月額で使います。楽々Document Plus Cloud は100ユーザからのユーザ数課金で、初期のデータ容量は100GBまでです
• オンプレミス型は、自社のサーバーに入れてライセンスを買い切ります。ArcSuite と楽々Document Plus のパッケージ版は Windows のサーバーに入れます
• 同じ製品でも、クラウド版とオンプレミス版で使える機能が違うことがあります。eValue V 2nd Edition の全文検索はオンプレミス版だけで、活文 Contents Lifecycle Manager のクラウドサイン・GMOサイン連携もオンプレミス版だけです
• 活文 Contents Lifecycle Manager は、オンプレミス版とクラウドサービス版を選べ、部門導入から全社導入まで規模を合わせられます

版管理と全文検索

• 版管理は、改訂のたびに版を残し、いつもの画面では最新版を先に見せます。旧版は区別して開けるので、古い図面や規程の使い間違いを防げます
• ArcSuite は文書ごとに版と改訂を分け、チェックイン・チェックアウトで同時の書き換えを防ぎます。SVF Archiver は、過去の版を開いて元に戻せます
• 全文検索は、ファイル名ではなくファイルの中身から探す機能です。楽々Document Plus は添付ファイルの本文まで検索でき、ArcSuite は Word・Excel・PowerPoint・PDF・DocuWorks文書を全文検索します
• 文書が多いなら、検索の速さを確かめます。活文 Contents Lifecycle Manager は、Elasticsearch を使う高速検索オプションを用意しています

電子帳簿保存法とJIIMA認証

• JIIMA認証は、日本文書情報マネジメント協会が、電子帳簿保存法の法的要件を満たすと判断したソフトウェアを認証する制度です
• 電子取引の保存では、取引年月日・取引金額・取引先の3項目で検索できることが求められます。楽楽電子保存は、取引先名・取引年月日・取引金額と保存した日付で検索できます
• 楽々Document Plus・eValue V 2nd Edition・楽楽電子保存・ペーパーロジックは、電子取引とスキャナ保存の2つの認証を取っています
• SVF Archiver と ArcSuite は、電子書類も含めた3つの認証を取っています
• タイムスタンプが標準かオプションかも確かめます。ペーパーロジックは認定タイムスタンプを追加料金なしで使え、MyQuick はオプションです

契約書の管理

• 契約書は、満了日と更新の管理が中心になります。MyQuick は満了日を自動で更新し、電子契約サービスで締結した文書を取り込めます
• 楽々Document Plus は、版と満了日・見直し開始日をまとめて管理し、期限が近づくと知らせます
• 電子契約の機能そのものが欲しければ、ペーパーロジックのように締結と保管を1つで扱える製品を選びます。立会人型と当事者型の署名を使い分けられます

価格

• 値段を公式に出しているのは、9製品のうち7製品です。活文 Contents Lifecycle Manager と eValue V 2nd Edition は問い合わせです
• ArcSuite 4.0 の Start モデルは、10クライアントで1,280,000円（税別）⁠で⁠す⁠。Standard モデルは3,000,000円、Enterprise モデルは6,000,000円（どちらも税別）⁠で⁠⁠⁠⁠す
• 楽々Document Plus のパッケージ版は、180万円（税抜）⁠か⁠ら⁠で⁠⁠⁠⁠す
• 楽々Document Plus Cloud は、初期費用300,000円、100ユーザで月90,000円（税抜）⁠で⁠⁠⁠⁠す
• MyQuick のスタンダードプランは、初期費用300,000円、月70,000円（税込77,000円）⁠で⁠す⁠。スタータープランは、初期費用0円、月20,000円（税込22,000円）⁠で⁠⁠⁠⁠す
• SVF Archiver のクラウド版は、初期費用20万円、10ユーザーで月3.5万円（税別）⁠か⁠ら⁠で⁠⁠⁠⁠す
• 楽楽電子保存は月17,000円（税抜）⁠か⁠ら⁠で⁠、初期費用は50,000円（税抜）⁠で⁠す⁠。ペーパーロジックのAPIプランは月70,000円（税抜）⁠で⁠⁠⁠⁠す
• 買い切りと月額が混じるので、人数・文書の量・使う年数をそろえて比べます