契約書管理システムとは？種類・AIでできること・料金と選び方

この記事の答え

契約書管理システムは、締結した契約書を集めて台帳にし、更新・解約の期限を知らせ、取引先名や本文の言葉で探せるようにする企業向けのソフトです。選ぶときは「紙の契約書の量」「期限を誰が判断するか」「法務の審査まで入れるか」の3つを先に決めます。締結後の管理だけなら契約書管理クラウド、依頼・審査・承認から管理までまとめるならCLMです。

契約書管理システムとは

契約書管理システムは、締結した契約書を一か所に集めて台帳にし、更新・解約の期限が近づくと担当者に知らせるソフトです。紙の契約書はスキャンして取り込み、電子契約サービスで結んだ契約書は連携して取り込みます。

比較ページには、日本の会社が自社で提供する契約書管理システムを、契約書管理クラウドとCLMの2つの種類に分けて載せています。契約の締結が中心の電子契約サービスと、規程・図面・帳票もまとめて扱う文書管理システムは、別の比較ページで扱っています。

2つの種類

契約書管理クラウド：締結した契約書をAIで台帳にし、期限を知らせるクラウドです。例はオプティムのOPTiM Contract、SansanのContract One、HubbleのHubble mini、TOKIUMのTOKIUM契約管理、日本パープルのConPass、CIJのOfigo契約書管理です
CLM（契約ライフサイクル管理）：契約書の作成・審査・承認・締結から、締結後の管理までをひとつで扱うシステムです。例はContractSのContractS CLM、MNTSQのMNTSQ CLM、HubbleのHubble、GVA TECHのOLGAです

AIでできること

契約書を入れると、AIが契約日・相手先・期間・自動更新の有無・解約通知期限などを読み取り、台帳に入れます
SansanのContract Oneは、契約管理に必要な8項目を99%の精度でデータ化すると公式に出しています
日本パープルのConPassは、契約書名・相手先・契約日など13項目を抜き出します
TOKIUM契約管理は、契約がリースを含む可能性をAIが判定し、根拠の条文をハイライトで示します
手書きや独自の書式は読み取りが外れることがあるので、期限に使う日付は人が確かめて直します

期限の通知

OPTiM Contractは、契約終了日をもとに担当者と責任者へメールで知らせます
TOKIUM契約管理は、毎月1日に更新対応が近い契約の一覧を各担当者へメールで送ります
Hubble miniは、毎月1回、その契約に関わる人にだけ更新期日をメールで知らせます
LegalOnのコントラクトマネジメントは、更新か終了かを選ぶと、通知書や覚書をAIが下書きします

紙の契約書の取り込み

社内でスキャンするか、スキャン代行に任せるかを先に決めます
Contract Oneは紙の契約書のスキャンを代行し、TOKIUM契約管理は郵送した製本済みの契約書を壊さずにスキャンして原本も保管します
ConPassは、書面契約の押印・郵送・受取・スキャン・原本保管までまとめて任せられます

電子帳簿保存法

電子契約で結んだ契約書は、電子取引のデータとして電子帳簿保存法の要件どおりにしまう必要があります
OPTiM Contract・Contract One・Hubble miniは、JIIMA認証の取得を公式に出しています
Ofigo契約書管理は、電帳法対応をオプションにしています

料金

公式に月額を出している製品は少数です
Ofigo契約書管理は月額36,000円〜（税込39,600円〜）で、初期セットアップ作業は別にかかります
ConPassはライトプラン月額3万円〜、スタンダードプラン月額5万円〜⁠です
HubbleのHubbleは、スタータープランが月額60,000円〜⁠です
ほかの製品は、契約書の件数・使う人数・オプションで月額が決まります。見積もりでは、今ある契約書の件数（紙と電子それぞれ）、毎年増える件数、使う人数、スキャン代行の要否、使っている電子契約サービスを伝えます

選び方

紙の契約書が多いなら、スキャン代行のある契約書管理クラウドを選びます
自動更新の契約が多いなら、通知が誰に、いつ届くかを確かめます
法務部が事業部から審査依頼を受けるなら、依頼・審査・承認から管理までを扱うCLMを選びます
稟議と契約書をつなげたいなら、LayerXのバクラク契約管理のように稟議から取り込める製品を見ます
物流の運賃表や覚書もまとめたいなら、HacobuのMOVO Contractのように運賃条件まで扱う製品を見ます