貸出管理システムとは？備品・機材の貸出を管理するシステムの種類（クラウド・PCソフト・RFID）と選び方

貸出管理システムとは

貸出管理システムは、備品や機材の貸出と返却を読み取りで記録し、誰が何を借りているかを見えるようにするシステムです。紙の貸出票やExcelの台帳を置き換えます。

比較ページには、日本の会社が自社で開発する製品を載せています。図書館システム、PCの台帳が主のIT資産管理、工具が主の工具管理は別に扱います。

3つの種類

• クラウド型：ブラウザとスマホで使います。Assetment Neo for 貸出、備品管理クラウド、ファインアセット、レンタルプラス、MMSがこの型です
• PCソフト型：パソコンにリーダーをつないで使います。貸出マネージャー11はインターネット接続を使いません
• RFIDパッケージ型：ICタグをリーダーで読みます。SMART貸出管理IIと物品貸出システムがこの型です

バーコードとICタグの違い

• バーコードとQRコードは、ラベルを印刷して貼るだけで始められます。読むのは1つずつです
• ICタグは、読取範囲のものをまとめて読めます。タグとリーダーを別に揃えます
• 物品貸出システムはどちらでも動きますが、探索機能はバーコード運用では使えません

料金の形

• 備品管理クラウドは、はじめの一歩プランが月額5,000円です
• ファインアセットは、物品管理プランが1000資産まで月額10,000円（税抜）で、別に事務手数料が毎月300円かかります
• Assetment Neo for 貸出は、Standardが月額58,000円から248,000円までです
• 貸出マネージャー11は、年間ライセンスが85,800円（税込）⁠か⁠ら⁠、⁠通⁠常ライセンスが217,800円（税込）⁠か⁠ら⁠で⁠⁠⁠⁠す
• MMSは、初期費用も月額費用も無料です

月額と買い切りが混ざるので、数年分の費用に直して比べます。

予約と返却の管理

• カレンダーから予約できるのは、Assetment Neo for 貸出、ファインアセット、レンタルプラスです
• 備品管理クラウドは、借りる人の申請を管理者が承認する流れで、返却期限に合わせてメールで知らせます
• SMART貸出管理IIは、返却期日を過ぎた物を一覧で見られます

選ぶ順番

• 外部のネットにつなげるかを確かめます。つなげないならPCソフト型です
• 一度に貸し出す数を見ます。多いならICタグを使う型が合います
• 予約を受けたいなら、予約の機能を公式で確かめます
• 病院の医療機器なら、点検の記録も一緒に持てるMMSのような製品を見ます