グループウェアとは？クラウドとオンプレミスの違いと、機能・1人あたりの月額料金の選び方

この記事の答え

グループウェアは、社内の予定・掲示板・ワークフロー（稟議・申請）・ファイル共有を1つの画面にまとめて使うソフトです。情報共有ツール・社内ポータルとも呼びます。置き方で、メーカーのクラウドだけで使う型、クラウドと自社のサーバー（パッケージ）を選べる型、Google Workspace・Salesforceなどに足して使う型に分かれます。選ぶときは「何人で使うか」「データを社外に置いてよいか」「今使っているメールやカレンダーは何か」の3つを先に決めます。

グループウェアとは

グループウェアは、社員の予定、会議室の予約、全社への連絡、稟議や申請、共有の資料を、1つの画面にまとめて使うソフトです。メールや紙の回覧で回していた連絡が1か所に集まり、誰が読んだか、どこで決裁が止まっているかが画面で見えます。

比較ページには、日本の会社が自社の製品として開発・提供するグループウェアを、各社の代表の製品の単位で載せています。チャットだけのツール、勤怠管理だけの製品、海外の会社が開発する製品は載せていません。

3つの置き方

クラウド専用は、メーカーのサーバーで動き、初期費用がかかりません。サイボウズ Officeとクロジカスケジュール管理がこの型です
クラウドとパッケージを選べる型は、同じ製品を自社のサーバーにも入れられます。Garoon、desknet's NEO、NI Collabo 360、POWER EGG、GroupSessionがこの型です
ほかのクラウドに足す型は、Google Workspace・Microsoft 365・Salesforceの上で動きます。rakumoとmitocoがこの型です

主な機能

スケジュールは、社員の予定をみんなで見られるようにします。どの製品にもあり、Garoon・desknet's NEO・GroupSessionなどは会議室の予約も一緒にできます
掲示板とポータルは、全社への連絡を1か所で流します。サイボウズ Office、Garoon、GroupSession、mitocoは掲示板を持ちます
ワークフローは、稟議と申請を画面で回します。POWER EGGは汎用申請ワークフローを別の機能として契約します
ファイル管理は、資料をみんなで同じ場所に置きます。desknet's NEOは文書管理、NI Collabo 360は文書共有管理と呼びます
経費精算とタイムカードまで入っているのは、NI Collabo 360です。desknet's NEOとクロジカスケジュール管理にもタイムカードがあります

クラウドで比べる料金（1人あたりの月額）

GroupSessionのbyCloudは、1人月額300円から（税別、年契約）で⁠、5ユーザから申し込めます
NI Collabo 360は、クラウドで1人月額360円です
POWER EGGは、グループウェアが1人月額500円（200ユーザーまで）で⁠、別に基本使用料が月10,000円かかります
クロジカスケジュール管理のベーシックは、1人月額500円（税抜、年間契約）⁠で⁠⁠⁠⁠す
サイボウズ Officeとdesknet's NEOは、1人月額600円から（税抜）⁠で⁠⁠⁠⁠す
Garoonは1人月額900円（税抜）、mitocoは1人月額1,000円（税抜）⁠で⁠⁠⁠⁠す
rakumoは、全製品をまとめたSuiteパックで1人月額1,100円（税抜）で⁠、Google Workspaceの料金は別です

クラウドとオンプレミスの違い

クラウドは、初期費用0円の製品が多く、サーバーの手入れと更新はメーカーがします
オンプレミス（パッケージ）は⁠、自社のサーバーに入れてライセンスを買い取り、年間の保守を払います。データを社外に置けない会社でも使えます
desknet's NEOのパッケージ版は、例えば100ユーザーで500,000円（税抜）⁠で⁠⁠⁠⁠す
NI Collabo 360の買い取りは、10ユーザー58,000円からです
サイボウズ Officeのパッケージ版は、2026年9月30日で販売を終えました

何人で使うか

サイボウズ Officeは、5ユーザーから契約でき、300ユーザーまでの利用を推奨しています
Garoonは、10人から数万人まで使えます
POWER EGGのクラウド版は、30ユーザーから4,000ユーザーまで契約できます
GroupSessionのエンタープライズ版ZIONは、100〜1万ユーザ以上を想定しています

Google WorkspaceやSalesforceを使っているとき

rakumoは、Google Workspace（有料版）にワークフロー・カレンダー・ボードなどを足します。Microsoft 365版もあります
mitocoは、Salesforceの上で動き、顧客管理と連動したカレンダーとワークフローを使えます
どちらも、土台のサービスは別に契約します

選ぶときに確かめること

料金の数え方が、1人ごとの月額・プランの定額・買い取りのライセンスで違います
契約できる最低の人数が、製品で5人・10人・30人と違います
無料お試しは、多くの製品が30日間で、クロジカスケジュール管理は14日間です
今のグループウェアから移るなら、データ移行の手段と費用を先に確かめます