購買管理システムとは？パッケージ型・クラウド型・調達スイートの違いと、ERPとの違い・価格の選び方

この記事の答え

購買管理システムは、購入依頼・見積・発注・検収を、社内の承認と仕入先とのやり取りまで含めてまとめるシステムです。選ぶときは「扱う品目」「仕入先とのやり取り」「値段の決まり方」の3つを先に決めます。全社で作り込むならパッケージ型、早く始めるならクラウド型、会計と同じ基盤でそろえるならERPや調達スイートの購買機能です。

購買管理システムとは

購買管理システムは、社内の購入依頼から、見積・発注・入荷・検収までを1つの流れで管理するシステムです。調達・購買システムとも呼びます。製品によっては、請求と支払まで受け持ちます。

紙やExcel、FAXで回していた依頼と承認を電子化し、誰が何をいくらで買ったかを残します。仕入先とはWebで見積や納期回答をやり取りし、会計やERPへ検収のデータを渡します。

比較ページには、日本の会社が自社で開発する購買管理システムと、日本オラクルの調達製品を、製品の単位で載せています。

3つの提供形態

パッケージ型は、購買に絞ったソフトを自社のサーバーか専用のクラウド環境で動かします。例は、楽々ProcurementII、Hi-PerBT 購買管理、PROCURESUITEです
クラウド型は、購買の機能を月額で借りてブラウザーで使います。例は、intra-mart Procurement Cloud、リーナー購買、Prociecです
ERPや調達スイートの購買機能は、ソーシング・契約・購買・支払をまとめて扱います。例は、HUE Purchase、Oracle Fusion Cloud Procurementです

ERPとの違い

ERPは、会計・販売・在庫などの基幹業務をまとめます。購買管理システムは、購買の仕事に絞った機能を持ちます
Hi-PerBT 購買管理は、ERPとつないで購買だけを強くする使い方ができます
Prociecは、ERPでは扱いにくい仕入先との見積や納期調整を受け持ちます。SAPやOBIC7、mcframeとつなげます
ERPを入れている会社なら、ERPの購買機能で足りるかを先に確かめます

直接材と間接材

直接材は、原材料・部品・資材のように製品を作るために買う物です。間接材は、事務用品・消耗品・設備・サービスなどです
HUE Purchaseは、直接材と間接材を同じ仕組みで扱います
楽々ProcurementIIは間接材が中心で、設備や原料の購買にも使えます
リーナー購買は間接材に絞り、複数のECカタログと商社・代理店との取引を1つの画面にまとめます

仕入先とのやり取り

Webで見積・注文・納期回答をやり取りできると、電話とFAXの確認が減ります
Webで受けない仕入先には、FAXかメールで送ります。楽々ProcurementIIはインターネットFAXで、Prociecは注文書を添付したメールで送ります
PROCURESUITEは、見積を最大5社に同時に出し、共通の書式で比べます
intra-mart Procurement Cloudは、150種類の見積仕様書テンプレートで複数社へ一度に見積を出します
楽々ProcurementIIとリーナー購買は、仕入先から利用料を取りません

値段の見方

公式に値段を出しているのは、intra-mart Procurement Cloudの月額50万だけです
楽々ProcurementIIのオンプレミス版は、月間発注件数で3つのモデルに分かれます
Hi-PerBT 購買管理はサーバー単位のライセンスで、利用者が増えても費用は変わりません
パッケージ型は、ライセンスのほかに要件定義・インストール・テストと教育・本番切替の費用がかかります

選ぶ前に決めること

扱う品目を決めます。間接材だけか、直接材までか
通販サイトとつなぐなら、パンチアウトに対応しているかを見ます。HUE Purchaseと楽々ProcurementIIが対応しています
法令対応を確かめます。PROCURESUITEは電子帳簿保存法のJIIMA認証を取得し、intra-mart Procurement Cloudは適格請求書をデータで受け取ります
始めるまでの期間を見ます。intra-mart Procurement Cloudは最短2週間で使い始められます